Klantcase SKVR: Kunst met een vleugje FMIS

De SKVR is gevestigd in hartje Rotterdam en heeft als doelstelling zoveel mogelijk Rotterdammers met kunst & cultuur te verbinden. Er werken 350 mensen binnen de organisatie die jaarlijks een zo gevarieerd mogelijk kunstaanbod voor allerlei scholengemeenschappen probeert neer te zetten. Dit zijn op jaarbasis ongeveer 170.000 cursisten. Het cursusaanbod bestaat o.a. uit beeldende kunst, dans, fotografie & media en muziek.

Selectieproces

Binnen de SKVR was er voorheen onvoldoende inzicht in de beschikbaarheid van de ruimtes, de registratie en afhandeling van meldingen en reserveringen. Er ontstond daarom een grote behoefte aan een tool waarmee medewerkers op eenvoudige, eenduidige en bovenal overzichtelijke wijze hun totale cursusaanbod, reserveringen en KWIS meldingen (Klacht, Wens, Informatie, Storing) kunnen registreren. Kortom men was op zoek naar een tool om hun bestaande facilitaire processen te professionaliseren. Waarom de keuze voor Axxerion?

• Workflow ondersteuning waardoor bestaande processen inzichtelijker, flexibeler en controleerbaar zijn geworden.
• Volledig internet gebaseerd wat behalve de doorlooptijd van het gehele implementatieproces (implementatie op afstand is daardoor mogelijk) heeft bespoedigd, tevens de flexibiliteit van het gebruik door de eindgebruiker aanzienlijk is toegenomen. Immers het gebruik van Axxerion is niet meer locatie/werkplek afhankelijk.
• Prijs/kwaliteit verhouding t.o.v. andere aanbieders. Je betaalt alleen voor gebruik van de software.

Gebruik

De inrichting van de SKVR is gericht op eenvoud en flexibiliteit. De SKVR is gevestigd op meerdere locaties in Rotterdam. Vanaf al deze locaties worden via op maat ingerichte (eind)gebruikersprofielen meldingen en reserveringen in Axxerion geregistreerd. Het reserveringenproces is dusdanig flexibel ingericht dat zowel het complete cursusaanbod maar ook theater, film en dansvoorstellingen, inclusief catering, audiovisuele apparatuur en technische ondersteuning ondersteunt worden door dezelfde workflow en daarmee op een zelfde wijze geregistreerd kunnen worden.

Daarnaast biedt Axxerion de mogelijkheid om de gebruikers inzicht te geven in de beschikbaarheid van apparatuur, ruimtes en catering op andere locaties met één druk op de knop. Voor de SKVR is niet alleen de flexibiliteit van een FMIS belangrijk maar zeker ook het gebruikersgemak voor de eindgebruiker. Eenvoudig en herkenbaar ingerichte schermen waarbij de gebruiker alleen ziet en gebruik kan maken van de functionaliteiten die hij ook echt nodig heeft.

Een vergelijkbare inrichting is ook van toepassing op hun KWIS-proces. Overzichtelijke schermen en eenvoudige handelingen voor de eindgebruiker. Binnen de SKVR is ook een specifiek proces te onderscheiden: Om het transport van audiovisuele apparatuur en instrumenten van locatie naar locatie te regelen, kan er door een aanvraag óf vanuit een reservering met een enkele handeling een transportaanvraag worden geregistreerd. Daarnaast kan eenvoudig een bevestigingsemail of transportopdracht in eigen huisstijl worden gegenereerd die vervolgens verstuurd wordt naar de betrokken personen. Het logistieke proces is op deze manier overzichtelijk geregeld en gemakkelijk te sturen vanuit een reservering of storing.

De eenvoud, flexibiliteit en gebruikersgemak van Axxerion is wat SKVR tot een tevreden klant maakt.

Terug...