Klant: Respect Zorggroep biedt een compleet pakket aan zorg- en dienstverlening in de regio Den Haag. Dit varieert van thuiszorg, aanleunwoningen en serviceflats tot intensieve verpleeghuisopvang. Respect heeft hiervoor 700 medewerkers in dienst en maakt gebruik van vele vrijwilligers. Behalve de medewerkers voor de verzorging, verpleging en behandeling gaat het om medewerkers van de keuken, schoonmaak, linnenkamer, technische dienst, algemene dienst en de afdelingen personeel & organisatie en opleidingen.
Selectieproces:
Respect is in 2009 een aanbestedingstraject begonnen voor een FMIS pakket. Respect maakte op dat moment gebruik van een veelheid aan gereedschappen om haar facilitaire processen te ondersteunen en bewaken. Dit varieerde van diverse (ook) elektronische aanvraagformulieren tot (uitgebreide) MS Office bestanden. Het gaat hierbij om aanvragen zoals verzoeken voor catering, zaalreserveringen en feesten, taxivervoer, verhuis- en bezorgopdrachten, en KWIS meldingen (Klachten, Wensen, Informatievragen en Storingen).
In eerste instantie zijn vijf leveranciers van FMIS software benaderd om een presentatie te geven. Bij drie van deze leveranciers is vervolgens een referentiebezoek afgelegd om de applicatie in de praktijk te kunnen beoordelen. Er bleven twee partijen over (beide Saas) die zijn gevraagd om in een op Respect toegesneden praktijkcase de mogelijkheden van het pakket te tonen. Uiteindelijk is de keuze op Axxerion gevallen omdat Axxerion meer mogelijkheden had om alle gewenste functionaliteiten te ondersteunen en de gebruikersvriendelijkheid beter beoordeeld werd.
Gebruik:
Inmiddels zijn bovengenoemde formulieren vervangen door Axxerion. Aanvragen worden nu organisatiebreed gedaan met overzichtelijke formulieren via het intranet. De aanvragen worden automatisch doorgeleid via werkorders naar de juiste uitvoerders en het proces wordt met eenvoudige managementrapportages bewaakt. Er wordt door de verschillende vestigingen uniform gewerkt, terwijl toch de identiteit en uitvoering van een unieke vestiging bewaard blijft. Ook is het beheer van leverancierscontracten in Axxerion opgenomen waardoor er inmiddels transparantie is bereikt over de afspraken met leveranciers. Respect is momenteel bezig met de implementatie van de reserveringsmodule (reserveren zalen en catering) en de inkoopmodule, inclusief zogenaamde punch out bestellingen (vanuit Axxerion bestellingen plaatsen via de webshop van leveranciers). Ook is men in overleg voor het ondersteunen van een aantal HRM functionaliteiten.
Terug...
|